#41 QUẢN LÝ DỰ ÁN - Phỏng vấn cho các dự án

 Phỏng vấn cho các dự án

Chuẩn bị:
Bạn càng tỏ ra là bạn chuẩn bị kĩ càng, thì buổi phỏng vấn càng suôn sẻ.

Những hướng dẫn dưới đây rất hữu ích để có một buổi phỏng vấn thành công

• Chuẩn bị sẵn về nói lên sự hứng thú của bạn, bao gồm
  Bạn thấy điều gì là hứng thú nhất về chủ đề này
  Điều gì bạn có thể thu lượm được qua buổi phỏng vấn mà ban không thể có nếu như bạn không đi phỏng vấn.
• Tìm hiểu đôi chút nhứng kiến thức chung về
  người phỏng vấn bạn, dự án họ tham gia, công ti và/hoặc các sự kiện gần đây. Nói cách khác, thực ra buổi phỏng vấn bắt đầu trước khi bạn gặp người đó!
• Các mục tiêu và câu hỏi nên được sắp xếp thứ tự ưu tiên, cái nào quan trọng thì làm trước
  Chuẩn bị kĩ sẽ giúp bạn rất nhiều!
• Tìm hiểu xem còn thiếu điều gì nữa không; và hỏi xin lời khuyên của người khác nếu cần thiết.
  Mục tiêu của bạn là làm cho buổi phỏng vấn trở nên thoải mái, dễ chịu, và làm cho đối tượng phỏng vấn dễ chịu khi nói chuyện, chia sẻ thông tin. Hãy tự đặt câu hỏi: "Nếu đổi vai, người phỏng vấn và người được phỏng vấn, tôi hy vọng người kia sẽ trò chuyện với mình như thế nào?"
  Ăn mặc gọn gàng và thích hợp cho buổi phỏng vấn
• Chuẩn bị danh sách những vận dụng cần có
  sổ tay, bút, máy thu âm….
• Thu xếp địa điểm buổi phỏng vấn ở nơi hợp lý
  Điều này sẽ có thể tăng thêm sự thú vị của địa điểm, tăng hiệu quả cho thu âm hoặc nội dung buổi phỏng vấn.

Buổi phỏng vấn

• Đến sớm
  Để tránh tắc đường, đậu xe, đi lạc đường…
  Quan sát và hướng bản thân vào môi trường của đối tượng của buổi phỏng vấn: môi trường làm việc, đồng nghiệp….  
  Không nên săm soi nhưng nên để ý!
  Đừng gây chuyện với công việc đang diễn ra ở công sở hoặc chỗ làm đó
• Nên coi buổi phỏng vấn như một buổi nói chuyện có chủ ý hoặc "dàn ý".  
  Mở đầu bằng những câu hỏi bạn đã chuẩn bị sẵn
  Sẵn sàng tiếp cận những cơ hội mở rộng vấn đề
  Nhưng nhớ những mục đích bạn đã chuẩn bị
• Lắng nghe một cách chủ động để hiểu và báo cáo
  Phải chắc chắn là bạn hiểu những gì người kia đang nói!
  Không cần thiết phải đồng tình hay không đông tình với ý kiến đó
  Cũng không nên tranh luận về những gì họ phải nói
• Biết lúc nào phải yên lặng
  Nghe một cách cẩn thận, đủ để bạn biết khi nào cần để cho người kia dừng lại và xem qua những ý tưởng của họ. Bạn không cần thiết phải nói trong những khoảng lặng đó.
• Đừng ngại nói ra nếu như bạn không hiểu,
  hoặc cần họ giải thích thêm. 
  Để họ nhắc lại hoặc giải thích lại, bạn có thể dùng những mẫu câu như: "Vậy những điều bạn đang nói là ..." hay "Để tôi xem rõ ràng ý như thế này…"
• Sẵn sàng nếu có diễn biến bất ngờ trong lúc nói chuyện, và nên tạo cơ hội cho việc mở rộng đề tài ngoài những gì bạn đã chuẩn bị
  Đừng bao giờ nghĩ là bạn biết hết và đoán được trước nội dung câu chuyện.
  Không nên để cho ý kiến chủ quan ảnh định hướng những câu hỏi cần nói đến.

Mở đầu (một vài phút)

• Tự giới thiệu và dự án bạn đang làm
• Hỏi tên, chức danh, carte visite của người bạn phỏng vấn,
  ảnh, logo công ti… nếu phù hợp
• Nên tạo cảm giác thoải mái cho người bạn phỏng vấn (và cả bạn nữa!) Một vài đối thoại ban đầu có thể coi như để làm quen: ví dụ: bạn có thể cảm ơn họ đã dành thời gian gặp bạn. Khen văn phòng, hoặc bày tỏ sự ngưỡng mộ với thành công của họ….
• Nếu đây là buổi phỏng vấn đầu tiên của bạn,
  bạn có thể nói với họ là bạn đang luyện tập dần kĩ năng phỏng vấn
• Nếu bạn đã biết trước người phỏng vấn,
  nên lưu ý rằng công việc có thể đòi hỏi bạn phải khách quan với những kinh nghiệm của người kia. Không nên định kiến sẵn là họ sẽ thế này hay thế khác!
• Đưa cho họ một bản chấp thuận ghi hình hoặc thu âm
• Những câu hỏi mở đầu
  • Vui vẻ bắt đầu, chuẩn bị giọng
  • Bày tỏ sự ham thích của bạn với buổi phỏng vấn cũng như sự chuẩn bị của bạn
  • Kiểm chứng một số thông tin chọn lọc như.
    (Tôi đã đọc lí lịch của ông/bà và thấy ghi ông/bà tốt nghiệp từ…ngành...
    (Báo đã đưa tin khu dân cư của anh đã thành công trong việc…
    (Trong báo cáo hàng năm của công ty chị, tôi được biết dây chuyển sản xuẩt thành công nhất là...
    (Điều đã khiến bà thành công trong...
    (Anh đã bắt đầu hứng thú với công việc …như thế nào?)
    (Tôi đã đọc được rằng chị khởi nghiệp với tư cách là một dược sỹ, và nay đã trở thành…
    (Cuốn sách hay người nào đã có ảnh hưởng lớn đến anh trong lĩnh vực...
    (Theo tôi thấy, công việc của chị là có phụ trách…
    (Người thầy nào hay con người nào đã là hình mẫu lí tưởng của anh trong....
    (Đâu là hệ quả của...)

Phỏng vấn theo thứ tự các câu hỏi bạn đã chuẩn bị

• Chuyển tiếp: nhớ căn thời gian và những gì bạn phải nói:
  tìm những lúc chuyển thích hợp để tiếp tục câu chuyện
• Dần đi sâu hơn và chú trọng vào chiều sâu cuộc đối thoại,
  với sự thích hợp và cơ hội phù hợp
• Hạn chế các câu hỏi Có/Không
  Hãy hỏi những câu mà người trả lời sẽ phải giải thích. Điều này thể hiện rằng bạn không chỉ quan tâm đến con số, sự kiện..mà là vai trò cũng như ý kiến của đối tượng bạn đang phỏng vấn. Và cũng để cho người kia có thể trả lời rõ ràng, và cá nhân hóa câu chuyện bạn đang hỏi
• Đừng có buộc tội (những câu hỏi lên giọng như TẠI SAO anh không…?"),
  thay vào đó, hãy hỏi xem người bạn đang phỏng vấn có sẵn sàng cho nghi vấn của bạn hay không, có trình bày quan điểm của họ hay không...
• Xây dựng bối cảnh và đề tài
  (Nó nghe như thể…rất quan trọng với bạn, điều gì …đã bị ảnh hưởng như thế nào...
  (Cái gì là quan trọng nhất trong....
  (Khó khăn hoặc thách thức nào là đáng lo nhất….
  (Ông đã phản ứng thế nào khi....
  (Anh thấy vai trò của mình trong việc thay đổi...
  (Ở thời điểm nào thì chị muốn.... Chị đã đối mặt với thách thức hoặc thay đổi này như thế nào?
  (Bác có đoán được thử thách tiếp theo của mình là gì không...
  (Trong.., tôi đã đọc được là anh phát biểu là ".........", anh có thể nói rõ hơn được không?
  (Làm thế nào để anh kiếm soát được....
  (Một vài người cho rằng ...., nhưng anh đã chọn hướng đi khác. Anh có thể giải thích sự khác nhau được không?)

Chuẩn bị kết luận

• Nhớ căn thời gian,
  và những điều bạn cần phải hỏi
• Đặt câu hỏi về những chủ điểm khác
  chưa được đề cập đến
• Tóm tắt một vài ý quan trọng
  để chứng thực là bạn đã hiểu đúng.
• Hỏi về những nguồn khác mà bạn có thể lấy thông tin,
  nguồn dữ liệu, hoặc lời khuyên…

Kết luận

• Xem qua những gì bạn vừa làm và đối chiếu với kế hoạch ban đầu
• Gợi ý là bạn sẽ đưa họ xem bản báo cáo, bài báo hoặc tóm tắt của buổi nói chuyện
• Cảm ơn

Ghi chép:

• Khi ghi chép,
  đừng ngần ngại hỏi nếu bạn chưa hiểu rõ:
  "Anh/Chị có thể nhắc lại…? Tôi muốn đảm bảo là tôi hiểu tất cả những gì tôi ghi chép"
  "Tôi không rõ là tôi có hiểu đúng ý của anh không, có phải ý anh là…"
• Ghi nhãn và điền ngày tháng năm cho các ghi chép, hay băng ghi âm để sau này tiện theo dõi.
• Nếu bạn thu âm buổi nói chuyện
  Kiểm tra máy, băng và pin trước khi bắt đầu
  Có sự cho phép của họ, bằng giấy hoặc ghi trên nhãn băng.
  Vẫn ghi chép, đặc biệt là những ý mấu chốt, phòng trường hợp.

---

Các dạng phỏng vấn:

·         Những người nổi tiếng (hoặc tai tiếng!)
Cần tìm hiểu ai đứng sau thành công hay thất bại của họ

·         Những người chuyên nghiệp
Cần tìm hiểu nghề nghiệp của họ, công ti, nơi họ làm việc, giao tiếp…

·         Dạng theo dự án
Xây dựng một dự án từ đầu đến cuối, từ lúc nguồn cảm hứng ban đầu, rồi kết quả, và hệ quả.

·         Nói chuyện lịch sử
Tìm hiều về các sự kiển trước đây là những kinh nghiệm bản thân

·         Xin việc
Rèn luyện kĩ năng phỏng vấn cũng giúp bạn khi người ta phỏng vấn bạn! 

·         Phỏng vấn bất kì người qua đường,:¹

Ngắn gọn và thân thiện, tuy nhiên cũng phải tỏ ra "chuyên nghiệp".
Đừng tiếp cận đối tượng với thái độ "xin lỗi làm phiền anh/chị". Rèn luyện thói quen chuyên nghiệp và tiếp cận:

• Tự giới thiệu và giải thích công việc, dự án bạn đang làm.
• Xin phép họ để bạn đặt câu hỏi
• Hỏi tên và nơi họ đến:
  kiểm tra tên—nhất là chính tả (chủ yếu đối với nước ngoài)
• Ngắn gọn và luôn tận dụng cơ hội hỏi tiếp
• Những câu hỏi khó nên để ở cuối
• Cám ơn- nên nhớ là người bạn đang phỏng vấn là đang giúp bạn, không liên quan đến việc họ có được lợi gì từ buổi phỏng vấn này hay không.
• Nếu câu chuyện, buổi phỏng vấn sẽ được đăng tải, hãy nói cho người được phỏng vấn thời gian, địa điểm và tên của bạn
• Dù họ có thể khó chịu, nhưng bạn luôn phải tỏ ra lịch sự.
  Tỏ ra chuyên nghiệp. Nhắc lại với người kia vì sao bạn hỏi họ, và nếu có thể, hãy nhắc lại câu hỏi. Nếu không có tiến triển, thì bạn có thể thôi. Và đừng quá để bản thân bạn dính vào.

Hướng dẫn trên đây và cách hướng dẫn phỏng vấn người qua đường là dựa trên tài liệu với sự cho phép của Leslie Rubinkowski trình bày tại buổi nói chuyện về "Học bổng trong lĩnh vực đưa tin và viết dành cho sinh viên tốt nghiệp đại học" tại Học viên Poynter , mùa hè 2002.

Xem thêm:
Johnson and Hill Staffing Services, Luyện tập phỏng vấn

Bài viết liên quan:

---

Đánh giá của Bạn về bài viết này?